Was ist eigentlich ein Prozess?
Unter einem Prozess versteht man eine wiederkehrende Folge von Tätigkeiten, die Eingaben mit Hilfe von Mitteln in Ergebnisse umwandeln (Wertschöpfung).
Klingt einfach, oder?
Versuchen Sie mal, im Freundes- oder Kollegenkreis mit nur 7 Prozessschritten den Alltagsprozess „Brötchen holen“ zu beschreiben.
Sie werden feststellen:
Unser Verständnis über den Inhalt und die Schnittstellen selbst eines so einfachen Vorgangs ist weder eindeutig noch vereinbart.
Während der eine das Aufstehen und Anziehen sowie das Aufessen der Brötchen mit in den Prozess integriert, muss der andere vorher die Familie befragen und noch Geld besorgen. Der eine geht zu Fuß zum Bäcker, der andere fährt mit dem Auto. Für den einen ist „Brötchen kaufen“ ein einzelner Prozessschritt, der für den anderen in „Brötchen aussuchen“ und „Brötchen bezahlen“ zu unterteilen ist.
Prozesse im Unternehmen
Und nun stellen Sie sich vor, was das für die komplexen Vorgänge in Ihrer Firma bedeutet! Wie wahrscheinlich ist es hier, dass die am Prozess beteiligten Mitarbeiter unterschiedliche Vorstellungen vom WER? WAS? WANN? WIE? und WO? des Prozesses haben?
Aus diesem Grund sollte jeder Prozess mit der einfachen Formel
beschrieben (dies erfolgt in aller Regel in Form von Prozess-Flussdiagrammen) und vereinbart werden.
Erst dann lässt er sich optimieren, um unter optimalem Mitteleinsatz – etwa von Kapazität, Know-how, Maschinen, Material, Zeit – (Effizienz) die optimale Erfüllung von Erwartungen zu erreichen (Effektivität).